Per promuovere un nuovo prodotto o far conoscere un progetto, per creare o ampliare una rete di contatti, per promuovere nuove collaborazioni: possono essere molteplici le ragioni che ci portano a pensare di organizzare un evento.

 Per muovere i primi passi in questi complesso mondo dobbiamo avere ben chiaro in primis quale obiettivo vogliamo raggiungere e che tipo di evento vogliamo organizzare. Si può trattare di un “tradizionale” convegno, una lectio magistralis, un dibattito. Oppure possiamo pensare a qualcosa di più interattivo, una tavola rotonda, una performance, una mostra d’arte.

A prescindere dalla tipologia di evento dobbiamo però avere ben chiare le ragioni che ci portano a organizzarlo, come quelle che ho menzionato sopra. Tali ragioni andranno a costituire proprio gli obiettivi che dovremo tenere sempre a mente nella costruzione del nostro evento. Ad esempio, se vogliamo favorire la nascita di nuovi contatti fra professionisti, dovremo creare delle situazioni che facilitino l’approccio e la conversazione,  come dei piccoli rinfreschi.

La creazione di situazioni specifiche ci rimanda ad un altro punto fondamentale: che tipo di esperienza vorremmo far vivere? Che atmosfera vorremmo creare?

L’esperienza che offriremo e l’atmosfera che crederemo avranno naturalmente un impatto sul raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Ma veniamo al dunque: chiediamoci quindi dove e quando avrà luogo il nostro evento e cerchiamo di stabilire queste coordinate con criteri ben precisi.

Se vogliamo infatti che il nostro evento abbia successo e che vi partecipino più ospiti possibile, sarà necessario scegliere una data strategica, pensando allo stile di vita degli invitati e ai loro impegni, in modo tale da creare il giusto “incastro” con adempimenti quotidiani e lavorativi.

Altro fattore fondamentale è il luogo. Anche questo dove essere scelto pensando alle esigenze degli invitati: dovrà essere facilmente raggiungibile dalle principali direttrici stradali e/o da stazioni e aeroporti, dovrà essere poi adeguato al numero dei partecipanti, comprendendo anche un “margine di sicurezza” nel caso in cui l’affluenza sia maggiore di quella prevista.

Poste queste marco-coordinate si potrà passare alla fase organizzativa vera e propria. 

Per questa sarà imprescindibile l’essere a conoscenza del budget a disposizione. Sarà poi necessario ipotizzare la sua distribuzione al fine di coprire tutte le spese del caso: affitto della sala, assistenza tecnica, personale di sala, ma anche spese promozionali per la realizzazione, ad esempio, di brochure e locandine ma anche di sponsorizzazioni sui social. Il budget dovrà essere realistico e stabilito a fronte di un’attenta analisi di tutte le necessità. Se l’evento in via di organizzazione è per conto di un determinato committente, sarà d’obbligo il confronto costante, soprattutto per le questioni che riguardano budget.

Occorre però ricordare che il cuore dell’evento sono i partecipanti. Perciò è fondamentale che si sentando accolti e “protagonisti” dell’evento. È importante che ricevano un invito  che evidenzi quali vantaggi potranno ricavare dalla partecipazione al tuo evento. Ad esempio, se si tratta di un evento formativo, verifica la possibilità di riconoscere ai partecipanti dei crediti formativi.

Infine, non trascurare i dettagli! Pensa a cosa ti piacerebbe trovare per sentirti pienamente a tuo agio durante un evento: pensa al clima della sala, alle aree relax per fare delle piccole pause, al rinfresco per il coffee break.           

Ti sembra che ci sia davvero tanto da fare, non è vero? Stabilire una timeline con scadenze ben chiare è la soluzione per non dimenticare nulla e non “andare nel panico”. Suddividi il da farsi in compiti piccoli e semplici da affrontare uno per volta, saranno i piccoli passi che insieme ti porteranno a realizzare il tuo evento senza trascurare alcun aspetto!

Seguendo questi semplici principi abbiamo realizzato recentemente due eventi su scala regionale, che hanno visto la partecipazione delle istituzioni e degli Ordini dei Professionisti.  Infatti il 28 gennaio ed il 4 marzo, in collaborazione con C.P.T. Puglia Centrale (Comitato Paritetico Territoriale per la Prevenzione Infortuni, l’Igiene e l’Ambiente di Lavoro) e Inail Direzione Regionale Puglia,  abbiamo presentato al pubblico SafetyApp, nella province di Bari e BAT.

SafetyApp è l’applicativo mobile , realizzato da noi, che permette ai lavoratori del settore edile di informarsi su tutte le misure di sicurezza da adottare sul cantiere.

Abbiamo organizzato, per far conoscere questo progetto, un evento con la partecipazione dei rappresentanti delle Istituzioni e degli Ordini professionali, che hanno condiviso con noi, con l’uditorio (ma anche con la stampa e la televisione) delle interessanti relazioni sul mondo della sicurezza sul lavoro, mostrato il funzionamento dell’applicazione e avviato un vivace dibattito su questo importante problema di attualità.